Việc xây dựng “chuỗi lịch sử số” cho từng thửa đất, hồ sơ là bước tiến quan trọng; mọi biến động được lưu trữ liên tục, tạo thành hệ thống dữ liệu có khả năng kiểm chứng cao, hạn chế tranh chấp.

Thành phố Hồ Chí Minh đang bước vào giai đoạn tăng tốc xây dựng chính quyền số, trong đó lĩnh vực đất đai được xác định là một trong những trụ cột quan trọng.

Không chỉ dừng lại ở việc số hóa dữ liệu, Thành phố đang từng bước hoàn thiện quy trình, hành lang pháp lý và thay đổi phương thức phục vụ để tiến tới mục tiêu người dân nộp hồ sơ đất đai mà không cần giấy tờ.

Tuy nhiên, để hiện thực hóa mục tiêu này, bên cạnh yếu tố công nghệ, vấn đề thể chế và sự thích ứng của người dân đang trở thành những “nút thắt” cần được tháo gỡ.

Củng cố nền tảng pháp lý dữ liệu

Một trong những yêu cầu cốt lõi khi chuyển từ hồ sơ giấy sang hồ sơ điện tử là bảo đảm giá trị pháp lý và tính thống nhất trong toàn hệ thống. Đây không chỉ là câu chuyện kỹ thuật mà còn liên quan trực tiếp đến niềm tin của người dân và doanh nghiệp.

Theo lãnh đạo Văn phòng Đăng ký đất đai Thành phố Hồ Chí Minh, việc xử lý hồ sơ điện tử hiện nay đã được chuẩn hóa theo quy trình nghiệp vụ chặt chẽ, từ khâu tiếp nhận, thẩm định đến ký duyệt và trả kết quả. Toàn bộ quá trình đều được ghi nhận trên hệ thống với nhật ký điện tử chi tiết, cho phép kiểm tra, giám sát và truy vết trách nhiệm khi cần thiết.

Điểm đáng chú ý là hệ thống không chỉ đơn thuần “số hóa” quy trình cũ, mà còn tích hợp các lớp kiểm soát dữ liệu nhằm hạn chế sai sót. Cụ thể, hệ thống tự động kiểm tra tính hợp lệ của thông tin, đối soát dữ liệu giữa các trường thông tin và giữa dữ liệu không gian với dữ liệu thuộc tính. Đồng thời, các cơ chế cảnh báo được thiết lập để phát hiện các trường hợp có rủi ro pháp lý như tranh chấp, kê biên hoặc hạn chế giao dịch.

Việc xây dựng “chuỗi lịch sử số” cho từng thửa đất, từng hồ sơ cũng là bước tiến quan trọng. Mọi biến động đều được lưu trữ liên tục, tạo thành hệ thống dữ liệu có khả năng kiểm chứng cao, góp phần hạn chế tranh chấp và nâng cao hiệu quả quản lý.

Tuy nhiên, để hệ thống vận hành đồng bộ, yêu cầu đặt ra là phải có hành lang pháp lý thống nhất. Giám đốc Sở Nông nghiệp và Môi trường Thành phố Hồ Chí Minh Nguyễn Toàn Thắng cho biết, Thành phố đang xây dựng các quy định về quản lý, khai thác, cập nhật và chia sẻ cơ sở dữ liệu đất đai trên toàn địa bàn. Khi được ban hành, đây sẽ là cơ sở để xác định rõ trách nhiệm của từng cơ quan, đơn vị, cá nhân trong quá trình vận hành hệ thống.

Ở góc độ tổng thể, việc hoàn thiện thể chế này gắn với chủ trương lớn của Chính phủ về xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia về đất đai, được nêu trong các chỉ đạo gần đây nhằm đẩy nhanh tiến độ đo đạc, đăng ký đất đai và lập hồ sơ địa chính. Đối với một đô thị đặc biệt như Thành phố Hồ Chí Minh, nơi có khối lượng hồ sơ lớn và nhu cầu giao dịch cao, việc chuẩn hóa quy trình và pháp lý càng trở nên cấp thiết.

Bên cạnh đó, vấn đề an toàn thông tin cũng được đặt lên hàng đầu. Theo ông Nguyễn Toàn Thắng, hệ thống dữ liệu đất đai được phân quyền truy cập theo từng vị trí công tác, đồng thời thực hiện sao lưu định kỳ, có phương án dự phòng khi xảy ra sự cố. Đây là điều kiện tiên quyết để bảo vệ dữ liệu-một loại tài sản đặc biệt có giá trị pháp lý và kinh tế cao.

Có thể thấy, nếu dữ liệu là “nền móng” thì thể chế và quy trình chính là “khung xương” để vận hành hệ thống. Chỉ khi hai yếu tố này được hoàn thiện đồng bộ, mục tiêu “không giấy tờ” mới có thể triển khai một cách bền vững.

Thúc đẩy tiếp cận dịch vụ số từ phía người dân

Bên cạnh nỗ lực từ phía cơ quan quản lý, sự thích ứng của người dân và doanh nghiệp được xem là yếu tố quyết định trong quá trình chuyển đổi.

Thực tế cho thấy, dù hệ thống dịch vụ công trực tuyến đã được triển khai, vẫn còn một bộ phận người dân chưa quen với việc nộp hồ sơ điện tử. Điều này xuất phát từ nhiều nguyên nhân như hạn chế về kỹ năng công nghệ, tâm lý e ngại hoặc thói quen sử dụng hồ sơ giấy trong thời gian dài.

Giám đốc Sở Nông nghiệp và Môi trường Thành phố Hồ Chí Minh Nguyễn Toàn Thắng cho rằng, vẫn còn một bộ phận người dân chưa quen với việc thực hiện thủ tục trực tuyến. Vì vậy trong giai đoạn hiện nay, Văn phòng Đăng ký đất đai Thành phố vẫn duy trì song song cả hai hình thức: tiếp nhận hồ sơ trực tiếp và tiếp nhận hồ sơ trực tuyến, đồng thời bố trí cán bộ tại bộ phận một cửa để hỗ trợ, hướng dẫn người dân khi cần thiết.

Ghi nhận tại Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai số 2 (khu vực Cát Lái), ông Nguyễn Minh Hùng (56 tuổi, phường Bình Lợi Trung) cho biết, trước đây mỗi lần làm thủ tục chuyển nhượng nhà đất phải nghỉ bán hàng nhiều ngày để đi lại, bổ sung hồ sơ. Có lần ông phải đi tới lui ba, bốn lần vì thiếu giấy tờ. Nay cán bộ hướng dẫn nộp hồ sơ trực tuyến, nhiều giấy tờ không cần nộp lại nên đỡ mất thời gian hơn.

Tuy vậy, ông Hùng cũng thừa nhận, việc thao tác trên máy tính hay điện thoại ban đầu còn lúng túng, phải nhờ con hỗ trợ. Vì vậy, nếu có thêm hướng dẫn cụ thể hoặc điểm hỗ trợ tại phường thì người dân sẽ dễ tiếp cận hơn.

Ở góc độ khác, chị Hà Thị Ái Nguyên (phường Bình Trưng) chia sẻ, việc số hóa hồ sơ tại chi nhánh giúp tiết kiệm đáng kể thời gian. Người dân không phải đi lại nhiều lần như trước. Ngay từ khâu bấm số đến các quầy tiếp nhận, cán bộ đều hướng dẫn rất cụ thể, tận tình để hoàn thiện hồ sơ đầy đủ. Thời gian giải quyết hồ sơ thừa kế, tặng như trường hợp nhà chị chỉ khoảng 8-10 ngày là khá nhanh, thuận tiện.

Ngoài ra, thông qua Cổng dịch vụ công quốc gia, chị Nguyên còn có thể tra cứu tình trạng hồ sơ, biết được hồ sơ đang xử lý đến bước nào, đã phát sinh nghĩa vụ tài chính hay chưa. Thậm chí, người dân có thể chủ động kê khai và nộp thuế trực tuyến, không cần phải đến trực tiếp để lấy thông báo thuế như trước đây.

Những phản hồi này cho thấy, bên cạnh lợi ích rõ rệt, quá trình chuyển đổi số cũng đòi hỏi thời gian để người dân làm quen. Do đó, ngoài việc hoàn thiện hệ thống, cần đẩy mạnh công tác tuyên truyền, hướng dẫn, đặc biệt là với nhóm người lớn tuổi hoặc ít tiếp cận công nghệ.

Các chuyên gia cho rằng, để thúc đẩy người dân sử dụng dịch vụ công trực tuyến, cần chú trọng đến trải nghiệm người dùng, đơn giản hóa thao tác, đồng thời tăng cường các kênh hỗ trợ như tổng đài, điểm hướng dẫn trực tiếp hoặc video hướng dẫn. Về lâu dài, khi người dân dần hình thành thói quen sử dụng dịch vụ số, hiệu quả cải cách hành chính càng được phát huy rõ nét.

Việc giảm tiếp xúc trực tiếp không chỉ tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn góp phần phòng ngừa tiêu cực, nâng cao tính minh bạch trong giải quyết thủ tục./.