Trong phát biểu miệng, báo cáo viên, tuyên truyền viên không chỉ thực hiện các phương pháp độc thoại, mà còn thực hiện các phương pháp đối thoại như tọa đàm, trao đổi, thảo luận, hỏi - đáp.

KỸ NĂNG TRẢ LỜI CÂU HỎI KHI THỰC HIỆN ĐỐI THOẠI

Trong phát biểu miệng, báo cáo viên, tuyên truyền viên không chỉ thực hiện các phương pháp độc thoại, mà còn thực hiện các phương pháp đối thoại như tọa đàm, trao đổi, thảo luận, hỏi - đáp. Trong các phương pháp đối thoại thì hỏi - đáp (người nghe hỏi và báo cáo viên, tuyên truyền viên trả lời) là phương pháp được sử dụng nhiều hơn cả. Do đó, việc trả lời các câu hỏi của người nghe là công việc bình thường của báo cáo viên, tuyên truyền viên, nhất là trong điều kiện dân chủ hóa và tăng cường các phương pháp đối thoại với quần chúng. Báo cáo viên, tuyên truyền viên cần thiết phải trả lời câu hỏi của người nghe và tạo điều kiện, dành thời gian trong mỗi lần nói chuyện để người nghe được hỏi về những vấn đề mà họ quan tâm nhưng chưa được giải thích hoặc giải thích chưa rõ.

Quá trình trả lời câu hỏi của người nghe có một số đặc điểm sau:

- Quan hệ giao tiếp thay đổi từ độc thoại (nói một mình) sang đối thoại (trao đổi giữa hai hay nhiều người với nhau), do đó phải có văn hóa lắng nghe.

- Có nhiều câu hỏi khó, bất ngờ nhưng yêu cầu phải trả lời ngay. Nếu trả lời đúng, chính xác, đáp ứng nhu cầu của công chúng thì uy tín của báo cáo viên, tuyên truyền viên được đề cao và ngược lại.

- Khi trả lời, không chỉ riêng người hỏi nghe mà tất cả mọi người cùng nghe. Do đó, trả lời cũng có yêu cầu cao về nội dung, về cách lập luận, về kỹ năng và phong cách sử dụng ngôn ngữ.

Các kỹ năng cần thiết khi trả lời câu hỏi:

- Trả lời rõ ràng, ngắn gọn, đúng, trúng yêu cầu của câu hỏi.

- Lập luận có cơ sở khoa học, có căn cứ xác đáng, trên cơ sở các quy luật lôgic và phương pháp chứng minh, lời nói nhã nhặn, khiêm tốn, phù hợp với quan hệ vai giao tiếp.

- Có thể đặt tiếp những câu hỏi gợi ý để người nghe tự trả lời câu hỏi của mình thông qua việc trả lời câu hỏi gợi ý của báo cáo viên, tuyên truyền viên.

- Có thể trả lời ngay hoặc hẹn vào một thời điểm khác (cuối giờ, cuối buổi, hoặc sang ngày khác nếu còn tiếp tục nói chuyện) để có thêm thời gian chuẩn bị trả lời. Nếu xét thấy khó trả lời thì tìm cách nói để người hỏi thoải mái, thông cảm. Không nên trả lời những vấn đề mà mình chưa nắm vững.

- Nếu người nghe đưa ra nhiều câu hỏi quá thì có thể tìm cách hạn chế bớt phạm vi vấn đề của các câu hỏi.

- Đối với một số người có thái độ châm chọc, đặt câu hỏi thiếu tế nhị, vu cáo, thăm dò, thì tùy trường hợp mà chọn cách trả lời thích hợp.

Nếu do người hỏi thiếu hiểu biết về vấn đề báo cáo viên, tuyên truyền viên trình bày thì cần trả lời, giải thích về vấn đề đó, tuyên truyền để họ hiểu về chúng ta hơn. Nếu họ hỏi với thái độ châm chọc, khiêu khích, thiếu tế nhị... thì cần lập luận để bác bỏ, đồng thời tiếp tục giải thích để họ và mọi người hiểu đúng về vấn đề. Trong trường hợp đó, cần tranh thủ sự đồng tình với cách trả lời của mình trong đa số người nghe.

- Đối với những câu hỏi liên quan đến các lợi ích quốc gia, nếu không có trách nhiệm trả lời thì có thể từ chối hoặc chỉ dẫn người hỏi tìm gặp những người có trách nhiệm để nhận sự trả lời, không tự ý trả lời những vấn đề này.

Trả lời câu hỏi thuộc loại này rất khó, phức tạp, báo cáo viên, tuyên truyền viên phải có phản ứng nhanh về cách trả lời. Do đó, phải thường xuyên tích lũy kinh nghiệm, rèn luyện kỹ năng. Kinh nghiệm hay nhất vẫn là vươn tới sự hiểu biết rộng, sâu sắc về văn hóa chung, có trình độ cao về văn hóa đối thoại./.